Entidad Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Nombre: OROPENDOLA S.A.S
Nit: 900935558-5
Domicilio: Medellín
Correo electrónico: ventas@oropendola.co

 I. Objeto

Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que OROPENDOLA S.A.S., haya recopilado para las finalidades previstas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales y en la autorización respectiva. 

II. Ámbito de aplicación

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a los Datos Personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de OROPENDOLA S.A.S.

Son Datos Personales toda la información sobre una persona que permita identificarla y diferenciarla de las demás, tales como datos de identificación, datos de contacto, datos sobre la profesión u ocupación, entre otros.

III. Alcance

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales aplica en todos los niveles de la Compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de OROPENDOLA S.A.S. y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la Compañía.

IV. Finalidad de la Base de Datos

El recaudo de Datos Personales por parte de OROPENDOLA S.A.S. tendrá como finalidades:

  1. Cumplir con las actividades comerciales a las cuales se dedica según su objeto social.
  2. Desarrollar las actividades del desarrollo administrativo de esta sociedad, especialmente para efectos de facturación.
  3. Para cumplir con los deberes fiscales.
  4. Para realizar procesos de analítica de comportamiento de clientes, con el fin de definir hábitos de consumo con el ánimo de mejorar la experiencia de los clientes con la marca de OROPENDOLA S.A.S.
  5. Contactar a clientes o futuros clientes a través de diferentes canales (correo electrónico, correo físico, a través de call center, etc.) para fines comerciales, de cobro o jurídicos si fuera el caso.
  6. Para realizar procesos de analítica de comportamiento de clientes, con el fin de definir hábitos de consumo con el ánimo de mejorar la experiencia de los clientes con la marca de OROPENDOLA S.A.S.
  7. El envío de información relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
  8. Tener un registro de clientes activos e inactivos.
  9. Recibir, atender y resolver las peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias presentadas por los clientes o futuros clientes; y dando cumplimiento a los principios y al procedimiento para el tratamiento de los datos personales definidos en la política de tratamiento de datos personales de OROPENDOLA S.A.S.

Para el desarrollo de las finalidades anteriores, OROPENDOLA S.A.S. podrá contar con Encargados del Tratamiento, quienes darán cumplimiento a todas las disposiciones de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, así como a los deberes indicados en la ley.

V. Tratamiento de Datos Personales

De conformidad con las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información OROPENDOLA S.A.S. realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de Datos Personales, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de Datos Personales se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

Una vez finalizada la finalidad del Tratamiento, OROPENDOLA S.A.S. procurará la eliminación o archivo de los Datos Personales, en los términos de la autorización otorgada por el titular, salvo que exista una obligación legal o contractual que impida el archivo o supresión de Datos Personales.

VI. Derechos de Los Titulares de Datos Personales

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de OROPENDOLA S.A.S. se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a OROPENDOLA S.A.S o encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley como lo son: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por OROPENDOLA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a los Datos Personales.
  4. Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad Competente haya determinado que en el Tratamiento OROPENDOLA S.A.S. o Encargados del Tratamiento de Datos Personales, ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
  6. Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VII. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de OROPENDOLA S.A.S. en ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al área de servicio al cliente, mediante comunicación enviada al correo electrónico ventas@oropendola.co:

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada y lo dispuesto en esta Política de Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.

VIII. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con OROPENDOLA S.A.S. pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada.

La solicitud será enviada al área de servicio al cliente a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, el objeto de la solicitud, y el lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.

Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá.

B. Procedimiento para actualizar información.

El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de OROPENDOLA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, podrá enviar la solicitud de actualización, junto con la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web de la Compañía, o el correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales.

C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones.

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

  • La solicitud debe ser dirigida a servicio al cliente, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección para recibir notificaciones, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los   cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido.
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
  • El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud.

IX. Obligaciones OROPENDOLA S.A.S

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

  1. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  2. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
  6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  7. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  9. Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
  10. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

X. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos

Las Bases de Datos de OROPENDOLA S.A.S. tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.